本記事では、「保留中」ステータスの問い合わせを自動で「解決済み」ステータスへ変更する機能についてご案内します。
一定期間返信がない問い合わせを自動で「解決済み」に変更することで、オペレーターのステータス管理工数を削減し、重要度の高い問い合わせ対応に集中できるようになります。
保留ステータス自動更新機能でできること
「保留中」のステータスへ変更後、7日間操作が無い問い合わせは自動で「解決済み」ステータスへ変更されます。
保留ステータス自動更新機能の仕様
自動変更の条件
- 「保留中」ステータスへ変更してから7日間ステータス操作がない場合が対象です
- 自動変更は9時〜17時の範囲で、毎時00分にバッチ処理で実行されます
- 土日祝日に関係なく、7日後に「解決済み」へステータスが変更されます
「保留中」ステータスへの変更
- 「保留中」ステータスへの変更は、引き続きオペレーターが手動で行います
質問者から返信があった場合
- ステータスが「保留中」から自動で「対応中」に戻ります
- 再度「保留中」のステータスに変更した日時から7日後に「解決済み」ステータスへ自動で変更されます
操作履歴の確認
- 自動で解決済みへステータス変更された問い合わせは、オペレーター画面の操作履歴から確認が可能です
保留ステータス自動更新機能の設定方法
ご希望いただいたご利用企業に対して、弊社側での設定を行います。
ご利用ご希望の場合の対応事項
- 【貴社】 保留ステータス自動更新機能を利用したい旨と以下ヒアリングシートの情報を、弊社担当者にご連絡ください
- 【弊社】 5営業日以内を目安に設定を行い、完了後連絡を行います
ヒアリングシートへの記載方法
下記情報をExcelのフォーマットに記載の上、弊社担当者までお知らせください
- ヒアリングシートの入力シート（チャネル）タブを開き、C列に全てのチャネルを記入してください
- ヒアリングシート > 入力シート（チャネル） > F列の「保留ステータス自動更新機能」について利用希望がある場合は、「利用する」に変更し、弊社担当者にシートを提出してください
制約事項
対象ステータスについて
- 保留ステータス自動更新機能の設定は**「保留中」ステータスのみ**が対象です
- 「保留中」ステータスのすべての問い合わせが対象となり、特定の問い合わせを除外することはできません
自動変更期間について
- 「解決済み」へステータスを変更する期間は7日間で固定です
- 期間の変更はできません
解決済み問い合わせの変更について
- 自動で「解決済み」へステータス変更された問い合わせを変更前に戻すことはできません
初回設定時の過去分問い合わせについて
- 初回設定時には、過去に「保留中」ステータスに変更済みで、「保留中」ステータスにしてから7日間経過している問い合わせも対象となります
ご利用の場合の注意事項
- ステータスが「解決済み」に変わり、有人接続が終了した際には質問者へ通知がされません
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