AI Helpdeskが提供するチャットから全ての問い合わせを受け付けることができれば、最も効率的かつ効果的に問い合わせを管理できますが、日々電話や対面、異なるツールやチャネルから問い合わせが来てしまうことがあります。
これらの問い合わせが管理されていないことにより、
- 対応内容がナレッジとして蓄積されず、チームに共有されない。
- 発生している根本的な課題解決に向けて、情報が片手落ちになる。
- 問い合わせを統計的に観測する際の精度が下がる。
- 対応したことが成果として評価されない。
といった課題が残ります。問い合わせ内容を手動で作成管理する機能を活用することで、これらの課題を解決し、より効果的に問い合わせを管理することが可能です。
「問い合わせ記録の追加」より手動で問い合わせを作成する
1. 電話などで問い合わせを受け付ける
電話や対面などAI Helpdeskのチャット以外のチャネルから問い合わせを受け付けます。
2. 問い合わせの追加
問い合わせ一覧画面右上にある「問い合わせ記録の追加」ボタンをクリックします。
ポップアップが表示されるので、問い合わせがあった「依頼人」を検索して選択し、後からわかりやすいように概要を「タイトル」に記載します。
3. 詳細内容を記載
「ステータス」や「担当者」を設定し、「用件」に問い合わせの詳細内容や対応履歴を記載します。
4. 詳細な情報の追加
併せてカスタムフィールドを活用し、問い合わせカテゴリや詳細なステータスなどの詳細な情報を管理すると、対応優先度や後の集計などに役立てることができます。
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「問い合わせ記録の追加」より手動で問い合わせを削除する
「問い合わせの記録」から作成した場合のみ、削除が可能です。